雑記

残業時間を減らす5つの方法とは?【私は月50時間削減しました】

ちゃーりー
ちゃーりー
こんにちは、元公務員ちゃーりーです。いつも本サイトをご覧いただきありがとうございます。

今回の想定読者は下記のとおり。

残業地獄に疲弊中のサラリーマン
残業地獄に疲弊中のサラリーマン
毎日残業ばかりで辛いです。残業を減らす方法を教えてください。

こういった疑問にお答えします。

結論として、残業時間を減らす方法は下記の5パターンです。

  1. タスクを全て書き出す
  2. 残業時間を事前に決める
  3. ルーティンワークを自動化する
  4. 手順書をつくる
  5. 机の周りを整理する

上記のとおり。

本文では上記について心理学と実体験をもとに解説していきます。残業地獄で疲れている方は、ぜひご覧ください。

なお本記事を書いている私は、元公務員です。市役所は残業が多いことが多く、私の職場でも残業が日常化していました。

しかし今回紹介する方法を実行することで、残業時間を月間50時間削減することに成功しました。そして当該年度に行われた人事評価でA評価を獲得しました。

ちゃーりー
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実際に成果を残している方法なので、皆さんのお役に立てるはずです😊

方法①:タスクを全て書き出す

残業を減らしたい方は、自分のタスクを全て書き出しましょう。全ての業務を洗い出すことで、仕事に優先順位をつけられますから。

残業が多い人は、納期よりも難易度で仕事の順番を決めることが多いです。例えば、下記。

  • 納期は早いが難しい仕事→後回し
  • 納期は先だが簡単な仕事→すぐに処理

上記のとおり。

もし「納期は先だが簡単な仕事」を先にすると、「納期は早いが難しい仕事」をやる時間が短くなり、残業が発生するリスクが高まります。

なので残業を減らすには、タスクに優先順位をつけ、時間を効率的に使うことが大切です。

業務の洗い出しと優先順位付けを習慣化するのは簡単ではありません。

なぜなら、人には将来の大きな利益より目先の小さな利益を優先してしまう心理傾向があるからです。

心理学の世界ではこれを「現在思考バイアス」と呼んでいます。

上記を習慣化したい場合は、毎日出勤直後に実行するのがオススメです。そうすれば1〜2週間で習慣化できますよ。

仕事に優先順位をつけるのが難しい場合は、上司に相談しましょう。

上司に相談すれば的確な判断ができますし、仕事の優先順位を考えて仕事に取り組んでいることを上司に伝えることができます。

方法②:残業時間をあらかじめ決める

止むを得ず残業する場合は、必ず事前に残業時間を設定しましょう。たとえば、定時前に「今日は〇〇時までしか残業しない!」と宣言するなどです。

残業時間を事前に決めることで、残業時間を短くできます。

「パーキンソンの第一法則」によると、「仕事の量は、完成のために与えられた時間を全て満たすまで膨張する」とされています。

したがって終わりの時間を決めないと仕事の量は増え続けることになります。

自分が残業している場面を想像してください。残業時間を事前に決めた時とそうでない時では作業時間に差が生じませんか?

終了時間を決めた場合、その時間に終わるようにテキパキと作業を進めますし、無駄に丁寧な作業を減らすこともできます。

なので、残業する時は終わりの時間を必ず設定しましょう。

ちゃーりー
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時間にルーズな方は、スマホのタイマー機能を使うのがオススメです。残り時間を表示することで、残された時間で何ができるかを意識的に考えますから。

方法③:ルーティンワークを自動化する

ルーティンワークはエクセルの関数やマクロを使って自動化しましょう。

ルーティンワークを自動化することで、空いた時間を別の業務に割くことができます。

ちゃーりー
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また、作業をオートメーション化することで人為的ミスを減らすこともできます。すると、リカバリーにかかる手間も削減できます。

私の場合は、下記の業務をボタンを押すだけで実行するマクロを作成し、作業を自動化していました。

  • 毎日の入力業務(VLOOKUP関数やIF関数で自動化)
  • 毎月の報告書作成業務(マクロによる自動作成)

エクセルの関数やマクロは、半日勉強すれば簡単に覚えられるので、知らない方はぜひ挑戦してください。

私はかつて「マクロはコードを書かないといけないもの」と思っていたのですが、マクロには自分の動作をそのまま記憶される「自動記録」機能もあります。

苦手意識を持たず「とりあえずやってみる」のがオススメです。

方法④:手順書を作る

意外に思われるかもしれませんが、手順書を作れば残業時間を減らせます。

理由は下記の3つ。

  1. 作業手順を思い出す時間を短縮できるから
  2. 作業手順を書き出すことで、作業工程を見直せるから
  3. 引継書を作る手間がなくなるから

順番に見ていきますね。

理由①:作業手順を思い出す時間を短縮できるから

作業手順を思い出す時間は、積み重なると長いです。1回1分として、30回繰り返せば30分のロスです。それが年間、何百回何千回となれば、残業時間何時間分になりますか?

手順書を作成することで、作業手順を思い出す時間を削減できます。

理由②:作業手順を書き出すことで、作業工程を見直せるから

作業手順を文字に起こすことで、より効率的な作業工程を考えられます。

実際に手順書を作ってみると分かるのですが、作業手順を書き出していくと「現在は作業Aの次に作業Bを行っているが、順番を逆にした方が早く終わるのでは?」などの様々な気付きを得られるからです。

理由③:引継書を作る手間がなくなるから

長い期間仕事をしていると、課員内・係員内で担当業務を入れ替えることも出てきます。そういった時に、一から引継書を作ると非常に時間がかかります。

しかし普段の業務と並行して引継書を作成しておけば、引継ぎ時の残業時間を短縮できるだけでなく、自分が行う業務の効率化にも寄与します。

⑤:机の上を整理する

残業時間が長い人は、机の上が汚いことが多いです。なぜなら、ついつい色んな物に気を取られてしまうから。

例えばAの作業をしている時に、Bの書類が目の前に散らばっていたらどうですか?Bの作業のことを考えてしまいますよね。

これは「注意補足」といって、目立つ事柄があったり、注意を向けるよう仕向けられると、ついついそちらに気をとられてしまう人間の特性なんです。

なので机が汚い人は、綺麗な人より作業速度が遅くなります。

もし机の上が汚いなら、今すぐ整理整頓をしましょう。

ちゃーりー
ちゃーりー
整理整頓が難しい場合は、せめて残業時間中だけでも視界から関係ない書類を消しましょう。作業効率を高めないと残業時間は減りません。

まとめ

今回の内容を以下にまとめます。

  1. タスクを全て書き出す
  2. 残業時間を事前に決める
  3. ルーティンワークを自動化する
  4. 手順書をつくる
  5. 机の周りを整理する
ちゃーりー
ちゃーりー
最後までご覧いただき本当にありがとうございました😊

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