雑記

時間に追われる現代人へ。ゆとり生活にはタスク管理が重要という話。

こんにちは、ちゃーりーです。いつも、僕のブログを見てくれてありがとうございます。

あなたは毎日バタバタとした生活を送っていませんか。上司から仕事を押し付けられたり、期限の迫った仕事と向き合ったり・・・。いくら時間があっても足りないですよね。

私も最近まで、あなたと同じことで悩んでいました。

けれど、せっかくの

今回は、時間に追われる現代人に向けて、誰でも簡単にできる時間管理術を

いつも僕のブログを見てくれてありがとうございます。今回のテーマは時間に追われる社会人です。あなたは毎日バタバタとした生活を送っていませんか。上司から仕事を押し付けられたり、期限が迫った仕事をやったり・・・。めっちゃ辛いですよね。私も最近まで同じことで悩んでいました。

けれど、せっかくの人生なので時間に追われる受身的な絶対イヤだ!自分から時間を管理してやる!という気持ちが強かったので、徹底的に時間を管理する方法を考えてきました。

その結果今では、自分がすべき事、したいことの数は変わっていませんが、前よりも心にゆとりを持った状態を維持できています。

そこで今回は、時間に追われる社会人に向けて、時間を自ら管理して心にゆとりを持たせる方法を解説していきます。バタバタした毎日がイヤな人は必見ですよ。

時間に追われないためには、

タスク管理を徹底すれば時間に追われることが無くなる

時間に追われないためには、自分のタスクを徹底的に管理しましょう。徹底的に管理するとは、自分のタスクがどれだけあるのかを把握し、それらをいつ処理するのか決めることです。「段取り」「下準備」という言葉が最適かもしれません。段取りをすれば、同じ作業だったとしても作業時間を短くできます。作業途中で、「次は何をしよう」と考える時間が無くなりますし、そう考えたせいで、これまでの集中力が途切れたりするからです。また、途中でやり方がおかしいことに気づいて、一からやり直すという事態も防ぐことができます。ここまでの説明で、タスクを管理することの大切さがわかったと思います。けれど、その管理の方法が分からないですよね。そこで次は、誰でもできるタスク管理法を紹介します。

誰でも簡単にできるタスク管理法

私はこれから方法を実践するようになってから、時間に追われることが無くなりました。「この時間は何をする」という予定が頭の中に入っているからです。そんな方法を皆さんに伝授します。

  • タスクを洗い出す
  • タスクを細分化する
  • 処理時間を見積もる
  • 締め切りを決める
  • 優先順位を決める
  • 順番にさばいていく

これだけ見てもわかりづらいと思うので、もう少し詳しく解説していきますね。

タスクを洗い出す

まずはじめに、自分のタスクを洗い出します。自分のすべき事を思いつく限り紙に書き出してください。人によってはこの作業のことをブレインダンプとも言います。

タスクを洗い出すことで、作業途中で「あっ、このタスクをやらなきゃ!」とパニックなることを防ぐことができます。また、別の作業をしながら「何かしなきゃいけなかったんだよな・・・」と余計なことに意識がいくことも防げます。紙に書き出すと、頭の中に浮かんだモヤモヤを消すことができます。頭の中に置いておくと、もしかしたら忘れるんじゃないか」という不安が、頭の中のモヤモヤとして浮かびつづけるんですね。

タスクを細分化する

タスクの洗い出しが終わったら、今度はタスクを粉々に砕きます。「もう砕けない」というところまで砕いてください。「ブログを書く」というタスクを例に考えてみましょう。「ブログを書く行為って、色んな作業の集合体ですよね。実際に分解してみると「テーマを決める」「素材を集める」「文章を落とし込む」「校正する」「装飾する」「最終チェックをする」「公開する」に分けることができました。

なんで細分化するのかというと、時間の管理が難しくなるからです。時間を管理するためには、その作業に何時間かかるかのイメージができないといけません。しかし、ブログを書くだけだと大枠すぎて、時間のイメージが付きにくいんですよ。しかし、作業を分解すれば、作業の全体像が見えやすくなるので、時間の割り振りがしやすくなります。

だから、タスクを細分化してほしいんです。

処理時間を見積もる

タスクの細分化が終わったら、1つ1つ処理時間を見積もりましょう。「この仕事は何分くらいかかるなぁ」「このタスクは難しそうだから1時間くらいみておこうか」といった感じです。1つ1つに処理時間を割り振ったら、時間の合計が何分になったかみてみてください。あなたの持ち時間よりもオーバーしていたら、それは「やりすぎ」ということです。タスクを減らす方法はあとのステップで解説します。

期限を決める

処理時間を見積もったら、期限を決めましょう。他人から言われている締め切りであれば、それを当てはめればいいです。もし期限が決まっていないものであれば、他の作業との兼ね合いもみて、期限を決めましょう。私もそうなんですが、人は締め切りがないと頑張ろうという気持ちになれません。「まぁ後でもいっか」と思ってしまいます。こういった心理傾向は「パーキンソンの第一法則」として法則化されているものでもあるので、精神論で何とかなるという問題じゃないです。期限を決めれば、締切効果で必ず取り組もうという気分になれます。

優先順位を決める

ここまできたら、全てのタスクに優先順位をつけましょう。優先順位を決めておくことで、自分の作業が進んでいるのか進んでいないのかが目でみてわかります。それだけでも時間に追われるレベルを抑えることができます。「すべき仕事はあるけれど、全て予定に落とし込んであるし、大丈夫だ!」と思えるんです。

時間管理を成功させるコツ

ここまでは具体的な時間管理の方法を解説していきました。しかし、時間管理が苦手な人の多くは次のように呟きます。「分かってるんだけど、続かない」。なのでこの記事では、次管理が簡単に続く方法も紹介します。

Windowsの付箋機能を使う

皆さんはWindowsの付箋機能を知っていますか?Windowsであれば、よっぽど古くない限り、標準で搭載されている機能です。本物の付箋のように、デスクトップ上にメモをぺたぺたと貼っておくことができるんです。

優れているのは、端末を再起動しても付箋が消えないこと。再起動すれば、OSの起動と同時に付箋が立ち上がります。スケジュール帳や、カレンダー、メモ帳で管理していると、ぶっちゃけみないですよね。けれど、パソコンは誰でも普段から使うでしょうし、デスクトップに毎回表示されますから、スケジュールを意識せざるをえないんです。

毎週金曜日の夕方にスケジュールを見直す

スケジュールを立てるのが1回切りになってしまうと、その先、時間管理をしなくなるでしょう。そうなると、いつもの自分に逆戻りです。また、スケジュールを何回もたてるのは手間です。なので、週に1回、スケジュールを立てる時間を設けるのがおすすめです。ちなみに私は毎週金曜日にスケジュールを考えるのをおすすめしています。それは、一番元気な「週初」「朝一」は頭が一番働く時間だからです。その時間に作業するのはもったいないので、そこまで不可のかからない、毎週金曜日の夕方にスケジュールを組むようにしています。あなたが変則シフトなら、うまいこと調整してください。

それでも時間に追われるなら

ここまで紹介した方法を使えば、時間に追われる生活をかなり回避できていると思います。仮にすべきことが沢山あったとしても、動じないメンタルが京成されていると思います。けれど、それでも毎日バタバタしてしまうという方もいるかもしれません。そんな方のために、とっておきの方法を紹介します。

ルーティンワークを自動化・効率化する

仕事をするにしても、家事をするにしても、毎日、毎週、毎月している作業は自動化してしまいましょう。そうすれば、何十分、何十時間を節約することができます。

仕事なら下記がおすすめ

  • 文字入力の手間を辞書登録で減らす
  • 報告書や集計表の作成をエクセルの関数ヤマクロを使って自動化する

家事なら下記がおすすめ

  • 全自動調理器を買う
  • 乾燥機付き洗濯機を買う
  • 食洗機を買う
  • 買い物は宅配を利用する
  • 消耗品は詰め替え品を大量購入する
  • 大きいゴミ箱を買う

作業時間を見直す

作業手順を見直し、作業の方法を効率化して、それでもなお時間に追われるなら、作業速度を上げるしかありません。作業速度を上げるには、集中力を上げること。早寝早起きはかなりおすすめです。早朝は眠くないし、静かで集中できますから。私は元々24時就寝の7時起きだったのですが、夜の時間帯がテレビの誘惑があるし、眠気もあったので、9時半就寝の4時半置きに変えたところ、生産性が劇的に上がりました。人によって強い時間があるのとお思うので自分にあった作業時間を調整してみてください。

まとめ

今回の内容を以下にまとめます。

  • タスク管理を徹底すれば、時間に追われることがなくなる。
  • それでも無理なら、ルーティンワークを自動化したり、作業効率の上がる時間帯に作業をするのがおすすめ

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