今回のテーマは「仕事の引継ぎが下手な人の特徴」です。
皆さんの職場には、仕事の引継ぎが下手な人はいませんか。引継ぎがうまくいかないと残業が増えたり、ミスが連発したりします。すると、周りの評価が下がるだけでなく、自分自身もシンドくなりますよね。
そこで今回は、仕事の引継ぎが下手な人の特徴を6つ紹介します。この記事を読むことで、仕事の引継ぎが下手な人の特徴を知ることができます。
そうすれば、誰かに引き継ぎをする際に、気持ちよくやり取りができます。
この記事を書いてる私は、元公務員です。公務員は10年3箇所と言われるくらい異動頻度が多い職業です。なので、良い引継ぎも悪い引継ぎも経験してきました。
引き継ぎの仕方に悩んでいる方に読んでもらたら嬉しいです。
目次
仕事の引継ぎが下手な人の特徴
結論からいうと、仕事の引継ぎが下手な人の特徴は次の6パターンです。
- 引継書をつくらない
- 相手の予備知識を考慮せずに話す
- 寄せ集めた資料をファイリングして渡す
- 全体像を説明しない（概論ではなく各論から話す）
- メモする時間を与えない
- 異動が決まってから引継書を作る
順番に解説していきますね。
特徴①：引継書をつくらない
最初に紹介するのは、引き継ぎ書を作らない人です。引継書を作らない人は、すべて口で説明しようとします。
しかし、引継書を作らないのは絶対にNGです。
なぜなら、耳で全てを理解するのは不可能だからです。
そもそも、相手の発言はすべて記憶できませんし、一言一句メモに残すこともできません。また、相手の会話の何が重要で何が些細な情報なのか後任者には判断できません。
引き継ぎの全てを口頭で済ませてしまうと、後任者の頭がパンクしてしまいます。
もし引継ぎ書があれば、あらかじめ予習した上で説明を受けることができるので、知識の習得が早まりますし、メモする時間を減らすことができ、説明者の説明に耳を傾けることもできます。
皆さんも、メモしてる間に重要な話を聞きそびれた経験はありませんか？一度聞き逃すと、「もう一度説明してください」とお願いせねばならないのでストレスですよね。
もしあなたがこれから仕事を引き継ぐなら、必ず引継ぎ書を作りましょう。
特徴②：相手の予備知識を考慮せずに話す
続いて紹介するのは、相手の予備知識を考慮せずに話すことです。
相手の知識を考慮せず話すと、相手の理解が悪くなります。
典型的なパターンとしては、略語があります。
私はかつて市役所で働いていたのですが、入職してすぐの引き継ぎで「生保」という言葉を連発されて、訳がわからなくなりました。
生保という言葉は「生活保護」の略なのですが、いきなり略されても分からないですよね。公務員でない方は、「生命保険」の略とイメージする方も多いかもしれません。
事実私は勘違いし、「なんで公務員なのに生命保険の話をするんだ・・・？」と頭の中にはてなマークが浮かんだまま説明を聞いていました。
このように相手の予備知識を無視して説明をすると、相手の理解が進まなくなります。
皆さんも注意してください。
特徴③：寄せ集めの資料をファイリングして渡す
異動までの期間に自分が収集した資料を、まとめてファイリングして渡してくる前任者がいます。これは後任者にとってありがた迷惑なので、絶対にヤメた方がいいです。
なぜなら、使い道に困るからです。
まず、どこに何が書かれているかわかりません。なので、自分が調べ物をしたい時に、その資料を開こうとは思いません。ネット検索の方がすぐに見つかります。
寄せ集めの資料の多くは、ネットからの情報です。なので後任者も簡単に同じ情報を見つけられるでしょう。
私もかつて引き継ぎの際、寄せ集めの資料をドッジファイルに綴じて渡されたことがあります。しかし、その資料を見ることは一度もありませんでした。
ただ私の収納スペースを減らしただけです。
もし資料を後任者に渡したいなら、引継書としてではなく、引き継ぎ書の別紙として渡すべきです。
無秩序にまとめられた資料に、引継書としての役割はありません。
特徴④：全体像を説明しない
前任者の中には、全体像を説明せず、個別の説明から始める人がいます。
全体像が分からないと、説明を受けている個別の業務の立ち位置がわかりませんし、その状態で説明を受けても頭にスッと入ってきません。
概論を話した上で各論を説明すべきです。
特徴⑤：メモする時間を与えない
自分の時間を奪われたくないのか、メモする時間を与えない前任者もいます。
引継書がない場合と同様、耳で聞いて全てを理解することはできません。
また教わった直後は記憶をもとに処理ができますが、数時間後、数週間後に同じ業務をすると忘れていることだってあります。
仕事の大半は常に行う業務ばかりではありません、週次の業務もあれば、月次・年次の業務だってあります。
もし二度三度と質問されるのが嫌なら、メモする時間を与えてください。そうすれば、結果的に前任者の負担が少なくなります。
特徴⑥：異動が決まってから引継書を作る
異動が決まってから引継書を作るのも辞めた方がいいです。理由は2つあります。1つ目は時間が足りないから。異動が決まってから異動するまでの期間は職場によって違いますが、だいたい1〜２週間でしょう。その間に引継書を完成させるのは難しいです。
仕事は引継ぎ書作成だけではありません。日常の業務、異動の挨拶をする時間も必要です。すると１〜２週間で引継書を完成させるのは不可能です。
2つ目は初心者の立場で引継ぎ書が書けないからです。初心者とベテランでは疑問に感じるポイントが違います。ベテランからすれば簡単でも、初学者には難しい作業もあります。
異動が決まってから引継書を書くと、初心者がつまずくポイントが引継ぎ書に反映されにくいです。
なので引継ぎ書は自分が職場に配属された時点から作るべきです。そうすれば、自分の仕事を平準化できますし、仕事を明文化することで、非効率な作業工程を見直すきっかけにもなります。
まとめ
今回の内容を下記にまとめます。
- 引継書をつくらない
- 相手の予備知識を考慮せずに話す
- 寄せ集めた資料をファイリングして渡す
- 全体像を説明しない（概論ではなく各論から話す）
- メモする時間を与えない
- 異動が決まってから引継書を作る
