「働いても働いても仕事が終わらない…」
そんな時は仕事のやり方を見直しましょう。仕事のやり方を見直すことで、仕事が早く終わります。しかし、いきなり見直せと言われても、何をどう見直せば良いか分からないですよね。そこで今回は、私が実践している、仕事を早く終わらせる方法を紹介します。
私はかつて、残業時間が平均80時間を超える部署で仕事をしていたことがあります。そこで今回紹介する方法を実践し、残業時間を約半分にすることができました。したがって、皆さんの職場でも少なからず効果が得られると思います。
仕事が終わらなくて困っている人は、是非ご一読くださいね。
分からないことはすぐに聞く
まず、分からないことは、すぐに上司・先輩に質問しましょう。私は分からないことは何で上司・先輩に聞くことにしています。調べるのに時間をかけたり、分からないまま放置すると、仕事が遅くなるからです。
かつての私は「上司・先輩の時間を奪ってしまうのではないか」と考え、出来る限り自分で調べることにしていました。けれど、それって非効率なんです。
効率は個人に注目して考えるものではありません。組織全体で効率を考える必要があります。自分だけで考えて時間を消費するより、先輩に聞いて一瞬で終わらせたほうが、組織全体で見て100％効率的ですよね。
ですから、気兼ねせず、上司・先輩に質問するようにしましょう。
ルーティンワークを自動化する
次に、ルーティンワークは自動化しましょう。皆さんはエクセルの関数やマクロを使ったことはありますか。これらを使うと簡単にルーティンワークを自動化できるんです。
私は事務職をしているので、ルーティンワークの自動化は特に効果的でした。やり方を覚えると、毎月の仕事が半分以下になることもあります。
関数やマクロと言うと、難しいイメージがありますが、決してそんなことはありません。自分のしたいことをイメージし、「そのワード（スペース）関数」でネット検索します。すると、それに見合った関数がヒットしますので、それを使って関数を組みます。たったこれだけです。
私はかつてSUM関数しか使えない素人でしたが、今ではVLOOKUP関数やIF関数を使って、月次報告書などを半自動的に作成できるまでになりました。
ルーティンワークは一度自動化すると、月単位・年単位で作業時間を短縮できるので、皆さんもぜひ挑戦してくださいね。
仕事の段取りを決める
仕事の段取りも重要です。仕事のスピードは、作業の順序によっても変わります。「あれを先にしておけば良かった」と思った時点で非効率なことをしています。非効率なことをしていると、仕事の完了時間がどんどん遅くなってしまいます。
そこで私は毎朝20分ほど時間を作り、ToDoの抽出と作業順序を決めることにしています。そうすることで、1日を無駄なく過ごすことができるからです。
「段取りをする時間で仕事をさばけるのではないか」という意見があるかもしれませんが、決してそんなことはありません。段取りをしないと、「さぁ次は何をしよう」「さっきは何をしてたっけ」と工程の前後で余計な思考が発生してしまいます。そうなると結果的に20分以上の時間は簡単に過ぎてしまうのです。
皆さんも是非、毎朝仕事の段取りを決める時間を作ってみてくださいね。
まとめ
私の仕事を早く終わらせる方法はどうでしたか。
私の場合は、
・分からないことはすぐに聞く
・ルーティンワークを自動化する
・仕事の段取りを決める
という3つの手法で、仕事を早く終わらすことに成功しました。
これらの手法は明日からすぐに始められるものなので、もし自分の職場でも試せそうなものがあれば是非使ってみて下さいね。
